Toutes les entreprises ainsi que les administrations doivent conserver un certain nombre de documents liés à leurs activités. Des règles régissent cette conservation, par exemple sur la durée. Mais il y a aussi un ensemble de règles concernant l’organisation afin de sécuriser et valoriser ce patrimoine documentaire. C’est ce que l’on appelle la charge d’archivage.
Comprendre le principe de la charte d’archivage
Définit une charte d’archivage, c’est définir comment l’entreprise va organiser la conservation de ces documents sur le long terme. C’est une démarche primordiale pour y parvenir.
La charte d’archivage va se concentrer sur 3 domaines principaux. Elle va définir d’abord le type de documents à archiver puisque tous les papiers émis par une entreprise ne se conservent pas. Leur nature, leur valeur, leur importance, tout cela va définir quels sont les documents à archiver.
La durée de conservation des documents est un autre sujet primordial dans la charte d’archivage. En fonction de leur type et de leur importance, les documents ne se conservent pas tous la même durée. Certains n’ont une durée de vie que de quelques années, d’autres sont à conserver toute la durée de vie de l’entreprise. La démarche n’est pas la même et la charte d’archivage permet de gérer ces différences.
Les modalités de traitement sont un élément aussi central dans la charte d’archivage. Cela permet de définir les modalités de classement, ainsi que les modalités de destruction des documents.
Quelles sont les durées d’archivage ?
On considère généralement qu’il y a 3 types de document selon leur temps de conservation.
Les archives courantes sont des documents utilisés plus ou moins régulièrement. Ils doivent être gardés sur une période de 3 à 5 ans.
Les archives intermédiaires sont des documents dont l’utilisation est rare, mais on considère qu’ils peuvent encore avoir de l’utilité. La conservation de ces documents peut aller jusqu’à 10 ans.
Les archives définitives sont les documents divers qui font partie du patrimoine de l’entreprise et ne seront pas détruits.
Comment élaborer une charte d’archivage ?
Pour réaliser une charte d’archivage, il faut définir les objectifs de la charte concernant la conservation des documents. Il faut définir le ou les postes qui seront chargés de la gestion au quotidien. Une procédure de formation, mais aussi de suivi des politiques d’archivage devra être menée sur le long terme pour s’assurer de la qualité du travail.
Il est nécessaire ensuite d’établir précisément le cycle de chaque type de documents. Cela concerne le temps de conservation, la procédure pour les conserver, la méthode de destruction, comment ils sont indexés et stockés. Il peut s’agir d’un stockage papier, les archives physiques, comme d’un stockage électronique, les archives numériques.
La question de la sécurité des archives est une question qui prend une place nouvelle avec l’archivage informatique. Sécurité des accès, sauvegarde des données, stockage dans le cloud, il s’agit de problématiques nouvelles. La sécurité physique concernant quant à elle autant l’accès au lieu qu’au contrôle du taux d’humidité ou au risque d’incendie.
